Zoom sur la compta d’un collectif

Votre collectif est né, l’organisation se met en place, les missions arrivent, la collaboration s’installe.. Et vient le moment d’envoyer la facture au client.

Sauf que vous êtes 2 ou 3 ou 5 ou 10 à être intervenus sur ce projet !

Comment s’organiser pour facturer simplement ?

La première solution, instinctive : chacun envoie sa facture

Ce fonctionnement, est pratique, chacun reçoit sa part, lié au travail qu’il a fourni sur le projet.

De son côté, le client reçoit ainsi 2 ou 3 ou 5 ou 10 factures différentes, et lance autant de virements pour que chacun reçoive son dû.

On le voit, cette solution trouve une limite rapidement. Encore qu’à 2 en expliquant au client, cela se tente. Mais plus il y a eu de freelances à travailler sur un même projet, plus il sera risqué d’appliquer ce fonctionnement.

Nous allons aborder deux autres solutions qui ont toutes deux leurs avantages et leurs inconvénients.

Deuxième solution : La refacturation entre freelances

Cette solution résout d’emblée le problème évoqué plus haut. Au lieu que chacun facture son travail de manière indépendante, l’un des freelances prépare une facture unique pour l’entièreté du projet. Ce rôle revient par exemple au chef de projet, et peut être tournant. C’est la première étape.

Côté client, c’est plus fluide : 1 projet = 1 facture

La deuxième étape, c’est la répartition de cette facture globale entre les freelances. Une organisation doit être trouvée en interne pour que chacun récupère sa part. Un jeu de refacturation doit alors se mettre en place entre les freelances. Celui qui a facturé l’ensemble du projet devra reverser ce qui leur revient aux autres prestataires.

Ici deux éléments doivent être abordés en amont pour que ce fonctionnement soit limpide.

Tout d’abord, le découpage du projet au stade du devis doit être clair pour que chacun sache combien sa part de travail représente en terme chiffré. Le suivi et la maîtrise du temps passé par chacun sont importants pour conserver la cohérence avec la demande initiale du client.

Ensuite lorsque le projet se termine, les freelances facturent le « chef de projet » (qui, lui, a facturé le client). Ce dernier paiera donc la facture de chaque freelance ayant pris part au projet.

Ici le système, s’il est bien organisé dès le départ, peut être très pratique. On retrouve un côté simple, agile, propre à un collectif.

La limite se trouve dans le statut juridique des freelances. Si le freelance qui facture le client a un statut juridique qui lui permet de déduire ses charges, alors c’est fluide : les factures des différents freelances seront intégrées comme autant de factures de sous-traitance, et donc déduites de son chiffre d’affaires.

Par contre si le freelance est en micro-entreprise, il y aura deux complications :

La première c’est que les cotisations sociales d’une micro-entreprise sont calculées sur la base du Chiffre d’affaires encaissé.

Donc lorsque le freelance-chef-de-projet facture le client, il reçoit une somme, mais qui sera ensuite redistribuée aux autres freelances. Or, le freelance en micro-entreprise devra régler ses cotisations sociales sur ce CA global qu’il a encaissé.

Cette complication n’est pas insurmontable, mais il faudra mettre en place un calcul entre les freelances pour tenir compte du fait que le freelance qui a facturé a payé plus de charges qu’il n’en faut. Les freelances devront ainsi minorer leur propre facture pour compenser ce déséquilibre.

La deuxième complication est liée au calcul de l’impôt sur le revenu.

Sur le même principe que pour les cotisations sociales, l’impôt sur le revenu qui est dû en tant que micro-entreprise est déterminé en fonction du CA encaissé.

Si vous avez pris l’option pour le prélèvement libératoire, alors c’est un pourcentage de votre CA (2.2%) qui est prélevé. La logique est donc similaire. Le fait d’encaisser la totalité de la facture aura un impact direct sur le montant d’impôt qui sera prélevé.

Si vous n’avez pas opté pour le prélèvement libératoire, votre base imposable est déterminée de manière forfaitaire, après application d’un abattement de 34% sur votre CA encaissé (base imposable = CA -34%). L’abattement de 34% « remplace » les frais réels que vous avez en tant qu’indépendant. Ici, nul besoin de poser le calcul pour se rendre compte que ces 34% ne sont pas suffisants pour rendre compte des montants qui seront à reverser aux différents freelances.

Encore une fois, cette limite n’est pas insurmontable mais le déséquilibre devra être compensé et donc chaque freelance devra revoir le montant qu’il facture au freelance-chef-de-projet pour qu’il ne soit pas pénalisé par ce système.

Troisième solution : Le collectif facture le client

Ici, un prérequis est nécessaire : Le collectif doit exister juridiquement, via une société par exemple.

Dans cette troisième solution le collectif parle d’une seule et même voix au client, comme dans la deuxième solution. Ce qui est plus fluide et plus pratique côté client. Une seule facture est envoyée, et ensuite le collectif en tant qu’entité paie les freelances qui ont participé au projet. Au niveau de l’organisation interne cela est facilité par la structuration du collectif. En tant qu’entité juridique à part entière, le collectif a un fonctionnement qui lui est propre et sera ainsi dans un système fiscal qui lui permettra de déduire ses charges. Les factures des freelances qui interviennent sur un projet seront déduites du CA, au centime près. Ainsi chaque freelance facture le collectif pour recevoir son dû.

Cette solution est la plus simple, mais elle implique un travail en amont qui n’est pas détaillé ici. Ce travail, c’est celui de la structuration du collectif : quel statut juridique est choisi, le cas échéant qui sont les associés. Cela nécessite une certaine maturité pour sauter le pas et créer de manière juridique le collectif.

On remarque très souvent une progressivité dans les solutions de facturation. Cela suit la logique du collectif qui est de s’adapter aux besoins clients, de permettre une structure mouvante, qui n’enferme pas les freelances. Nous l’avons évoqué, la solution peut aussi évoluer en fonction de la taille du collectif. Un collectif de 2 personnes ne sera pas soumis aux mêmes contraintes qu’un collectif de 10 ou 50 personnes. Ainsi le collectif qui grossit progressivement peut avoir besoin de revoir son organisation et son mode de facturation pour que la solution soit la plus adaptée possible.